Checklist for Club Official Admin
Liste de contrôle des officiels de clubs

Congratulations on your role as Club Official Administrator (COA) for your club! The NB Officials Committee (NBOC) has created this “checklist” as a way to assist you in understanding your role. The main responsibilities are registering & activating your club’s officials, developing your club’s officials and managing your club’s officials’ profiles & information.

Registration & Activation of Officials

The following steps should be completed at the beginning of each season:

  1. Register yourself as the COA.
    1. Complete the Additional User Declaration form. In this form, you to fill in your own name as the COA for your club and have it signed by the president of your club.
    2. Email the completed form to info@swimnb.ca and the Executive Director will provide you with the credentials to access the RTR (Registration Tracking and Results) system.
  2. Register your club’s officials.
    1. Email all previous officials and current parents of your club and request they complete the Officials Registration Form.
      English: https://www.swimnb.ca/forms/official-application/ (TO BE UPDATED)
      French: https://www.swimnb.ca/fr/formulaires/demande-dactivation-pour-un-officiel/ (TO BE UPDATED)
      (You will receive an email each time an official from your club completes it, letting you know they intend to officiate this season)
    2. Log into the RTR system and “roll over” the club’s officials from last season into the new season.
  3. Activate your club’s officials
    1. For any new officials that have completed the form, create a new official account in the RTR and send them their login credentials, via the RTR, in order to update their information and confirm registration.
    2. For returning officials that have completed the form, send them their login credentials, via the RTR interface.
    3. For officials transferring from another club that have completed the form, request a transfer from their previous club and once approved, follow the above step to send them their login credentials. (It is a good idea to send a direct email as well as these system logins often go to the recipient’s junk mail)
    4. Remind all officials to log into their official’s profile, verify their information, and submit the consent form in order for their account to be fully activated.

FYI: Guide for club official administrators is a great resource for information for COAs on how to use the RTR for all the tasks listed above.

Development of Officials

As COA for your club, it is important to actively promote officiating to parents as a way to contribute to their club and to the sport of swimming and to then to provide opportunities for development and growth to these officials to assist them in moving through the officiating levels 1 through 4.

  1. Promote officiating to parents.
    1. Communicate to your membership frequently by email and in person on how to get involved in officiating.
    2. Communicate to your membership regarding the meets your club is hosing that season and the importance of having good representation on deck.
    3. Ensure your club’s officials participate in “away” meets as well, by encouraging and reminding them to sign up to assist the host club’s running of the meet.

      Note: The expectation is that each club will provide officials at home and at away meets to support their own club and other host clubs and to ensure fair representation to N.B. swimmers on deck. It is important that the COA actively promote officiating and recruit new officials each season.
  2. Provide opportunities for development to your officials.
    1. Online learning via the e-modules can be found here Login – Swimming Canada. New and returning officials can register and sign into the Learning Management System (LMS). When a clinic is completed by an official in your club, an email will be automatically sent to you, as COA, to advise of this and it will be reflected in their profile in the RTR.
    2. In-person learning. Although e-modules are available, attending an in-person clinic such as “Level 1 – Introduction to Swimming Officiating” and/or “Timekeeping” is often the best way for new officials to retain knowledge. In-person also provides an opportunity for a Level 3 in-training officials to give that clinic, which completes a requirement for their own development.
    3. Share the Officials Certification Pathway with officials in your club so they understand the requirements of each level, and encourage them to take initiative in their learning and progression.

Management of Officials Profile & Information

It is the COA’s responsibility to ensure that information regarding your officials’ registration and activity is complete and up to date.

  1. Update their accounts with in-person clinics taken during the season.
  2. Update their accounts with successful on-deck evaluations that are signed off on by a referee at a meet.
  3. When you recognize an official has met the criteria to complete a level, complete the certification date for that level and begin an “in-training” new level in their profile. (Note: Some higher levels may automatically send a request to Swim NB for approval.)
  4. Distribute “Level pins” to officials who have achieved a new level of certification. Requests for pins can be done by email to itsupport@swimnb.ca

Other Duties

The responsibilities listed above are those identified by Swim NB as being essential to the role of “Coordinator of Officials” of all swim clubs in the province. The COA is the representative for officials in your club and in this role, you are part of the “New Brunswick Officials Committee” (NBOC).

There could be other duties assigned to a COA by the club itself that often include:

  • Creating and managing sign ups (Sign Up Genius) for meets that your club hosts. The COA will ensure there are enough officials to run the meet and work with the meet referee to ensure the officials are in the correct position)
  • Manage the officials’ toolbox to ensure materials for meets you host are available. i.e. stop watches, warm-up safety procedures, pencils etc.
  • Provide an officials’ “update” to the club’s board of directors.

The NBOC recommends that you discuss these duties and any additional ones with your club board. These duties fall outside of what is required by Swim NB, however are very commonly handled by the COA in each club.

Félicitations pour votre rôle d’administrateur d’officiels de club (AOC) pour votre club ! Le comité d’officiel du N.-B. (NBOC) a créé cette “liste de contrôle” pour vous aider à comprendre votre rôle. Les principales responsabilités consistent à enregistrer et activer les officiels de votre club, à développer les officiels de votre club et à gérer les profils et les informations des officiels de votre club.

Inscription & Activation des Officiels

Les étapes suivantes doivent être complétées au début de chaque saison:

  1. Vous inscrire comme AOC
    1. Compléter le formulaire de déclaration autre utilisateur. Dans ce formulaire, vous devez indiquer votre propre nom en tant que AOC (Administrateur des officiels) de votre club et le faire signer par le président de votre club.
    2. Envoyez le formulaire complété à info@swimnb.ca et la directrice générale vous fournira les identifiants pour accéder au système RTR (Inscription/Registration, de Suivi/Tracking et Résultats).
  2. Inscrire les officiels de votre club
    1. Envoyez un courriel à tous les anciens officiels et aux parents actuels de votre club et demandez-leur de remplir le formulaire d’inscription des officiels.
      français: https://www.swimnb.ca/fr/formulaires/demande-dactivation-pour-un-officiel/ (a être modifié)
      anglais: https://www.swimnb.ca/forms/official-application/ (a être modifié)
      (Vous recevrez un courriel chaque fois qu’un officiel de votre club le complétera, vous informant de son intention d’officier cette saison)
    2. Connectez-vous au système RTR et « transferez » les officiels du club de la dernière saison dans la nouvelle saison.
  3. Activez les officiels de votre club
    1. Pour tout nouveau officiel ayant complété le formulaire, créez un nouveau compte officiel dans le RTR et envoyez-lui ses identifiants de connexion, via le RTR, afin de mettre à jour ses informations et confirmer son inscription.
    2. Pour les officiels de retour ayant complété le formulaire, envoyez-leur leurs identifiants de connexion, via l’interface RTR.
    3. Pour les officiels transférés d’un autre club qui ont rempli le formulaire, demandez un transfert de leur club précédent et une fois approuvé, suivez l’étape ci-dessus pour leur envoyer leurs identifiants de connexion. (C’est une bonne idée d’envoyer un courriel direct, car ces connexions du système vont souvent dans le courrier indésirable du destinataire)
    4. Rappelez à tous les officiels de se connecter à leur profil officiel, de vérifier leurs informations et de soumettre le formulaire de consentement afin que leur compte soit entièrement activé.

PVI: le guide de l’administrateur des officiels de club est une excellente ressource d’information pour les AOC sur la façon d’utiliser le RTR pour toutes les tâches énumérées ci-dessus.

Développement des officiels

En tant que AOC de votre club, il est important de promouvoir activement le role d’officiel auprès des parents comme un moyen de contribuer à leur club et au sport de la natation, puis d’ offrir des opportunités de développement et de croissance à ces officiels pour les aider à progresser dans le domaine d’officiel des niveaux 1 à 4.

  1. Promouvoir le role d’officiel auprès des parents.
    1. Communiquez fréquemment avec vos membres par courriel et en personne sur la façon de vous impliquer comme officiel.
    2. Informez vos membres des compétitions que votre club organise cette saison et de l’importance d’avoir une bonne représentation sur le bord de la piscine.
    3. Assurez-vous que les officiels de votre club participent également aux compétitions « à l’extérieur », en les encourageant et en leur rappelant de s’inscrire pour aider le club hôte à organiser la compétition.

      Remarque : On s’attend à ce que chaque club fournissedes officiels à domicile et lors des compéitions à l’extérieur pour soutenir son propre club et les autres clubs hôtes et assurer une représentation équitable des nageurs du N.-B. sur le bord de la piscine. Il est important que l’AOC promeuve activement les rôles d’officiel et recrute de nouveaux officiels chaque saison.
  2. Offrez des opportunités de développement à vos officiels.
    1. L’apprentissage en ligne via les modules électroniques peut être trouvé ici Connexion – Natation Canada. Les nouveaux officiels et ceux qui reviennent peuvent s’inscrire et se connecter à la plateforme d’apprentissage en ligne (PAE ou LMS en anglais). Lorsqu’un stage est complété par un officiel de votre club, un courriel vous sera automatiquement envoyé, en tant que AOC, pour vous en informer et cela sera reflété dans son profil dans le RTR.
    2. Apprentissage en personne. Bien que des modules électroniques soient disponibles, assister à une clinique en personne telle que « Niveau 1 – Introduction au role de l’officiel de natation » et/ou « Chronometreur » est souvent le meilleur moyen pour les nouveaux officiels de conserver leurs connaissances. Les séances en personne offrent également aux officiels en formation de niveau 3 la possibilité de donner cet atelier, ce qui répond à une exigence pour leur propre développement.
    3. Partagez le parcours de certification des officiels avec les officiels de votre club afin qu’ils comprennent les exigences de chaque niveau et encouragez-les à prendre des initiatives dans leur apprentissage et leur progression.

Gestion du profil et des informations des officiels

L’AOC est responsable de s’assurer que les informations concernant l’enregistrement et l’activité de vos officiels sont complètes et à jour.

  1. Mettez à jour leurs comptes avec les cliniques en personne prises au cours de la saison.
  2. Mettez à jour leurs comptes avec des évaluations réussies qui sont signées par un arbitre lors d’une compétion.
  3. Lorsque vous reconnaissez qu’un officiel a satisfait aux critères pour compléter un niveau, compléter la date de certification pour ce niveau et commencer un nouveau niveau “en formation” dans son profile. (Veuillez noter: Certains niveaux plus élevés peuvent envoyer automatiquement une demande d’approbation à Natation NB.)
  4. Distribuez des « épinglettes de niveau » aux officiels qui ont atteint un nouveau niveau de certification. Les demandes d’épingles peuvent être faites par courriel à itsupport@swimnb.ca

Autres tâches

Les responsabilités énumérées ci-dessus sont celles identifiées par Natation NB comme étant essentielles au rôle de « coordonnateur des officiels » de tous les clubs de natation de la province. L’AOC est le représentant des officiels de votre club et, à ce titre, vous faites partie du « Comité des officiels du Nouveau-Brunswick » (CONB ou NBOC en anglais).

Il peut y avoir d’autres tâches assignées à un AOC par le club lui-même, qui incluent souvent :

  • Création et gestion des inscriptions (Sign Up Genius) pour les compétitions organisées par votre club. L’AOC s’assurera qu’il y a suffisamment d’officiels pour diriger la compétition et travaillera avec l’arbitre de la compétition pour s’assurer que les officiels sont dans la bonne position.)
  • Gérez la boîte à outils des officiels pour garantir que le matériel pour les compétitions que vous organisez est disponible. c.-à.-d. des chronomètres, les procédures de sécurité d’échauffement, les crayons, etc.
  • Fournir une « mise à jour » des officiels au conseil d’administration du club.

Le CONB vous recommande de discuter de ces tâches et de toute autre tâche supplémentaire avec le conseil d’administration de votre club. Ces tâches ne relèvent pas de ce qui est requis par Natation NB, mais sont très couramment gérées par l’AOC de chaque club.